Am 29. März 2023 hat die Europäische Kommission einen Vorschlag für eine Richtlinie zur Ausweitung des Einsatzes digitaler Werkzeuge und Verfahren im Gesellschaftsrecht präsentiert (COM(2023) 177). Die 2019 verabschiedete DigiRL war bereits ein großer Schritt vorwärts – der neue Vorschlag wagt nun einen weiteren Sprung in Richtung eines vollständig digitalisierten Rechtsrahmens für Gesellschaften. Im Vorfeld des Vorschlags hatte die Informal Expert Group on Company Law and Corporate Governance (ICLEG) bereits einen Bericht über die grenzüberschreitende Verwendung von Unternehmensinformationen (report on cross-border use of company information) und einen Bericht über die Transparenz von Unternehmensinformationen (report on transparency of company data) vorbereitet, die nun ebenfalls veröffentlicht wurden.
Die Kernelemente des Vorschlags sind:
1. Erweiterung der Registerinhalte
Erstens wird das EU-Recht erstmals auch die Offenlegung von Informationen über Personengesellschaften in den nationalen Registern und über das Business Registers Interconnection System (BRIS) verlangen (Art. 14a GesRRL-E). Die erfassten Personengesellschaften sind in Anhang IIB aufgelistet; in Deutschland sind das die oHG und die KG; in Frankreich die société en nom collectif and the société en commandite simple.
Zweitens sieht der Entwurf die Offenlegung von konzernbezogenen Informationen (einschließlich einer Visualisierung der Konzernstruktur) vor, um mehr Transparenz in Bezug auf Konzerne zu schaffen (Art. 14b GesRRL-E). Zu diesem Zweck wird auf die Konzerndefinition in der EU-Bilanz-RL Bezug genommen.
Drittens sollen Kapitalgesellschaften künftig auch ihre Hauptverwaltung und ihre Hauptniederlassung offenlegen müssen, sofern sich diese nicht in demselben Mitgliedstaat befinden wie der Satzungssitz (Art. 14 lit. l, m GesRRL-E).
2. Once-only principle
Im Falle der Anmeldung einer Tochtergesellschaft oder Zweigniederlassung in einem anderen Mitgliedstaat sollen Unternehmen Informationen und Dokumente, die sie bereits beim Register in ihrem Heimatmitgliedstaat eingereicht haben, nicht nochmals bei dem Register des Mitgliedstaats, in dem die Tochtergesellschaft oder Zweigniederlassung angemeldet werden soll, einreichen müssen; stattdessen sollen diese Informationen zwischen den Registern elektronisch über das BRIS ausgetauscht werden (vgl. Art. 13g Abs. 2a, 28a Abs. 5a GesRRL-E).
3. Zwingende vorbeugende Kontrolle bei Gründung und Satzungsänderungen
Der Entwurf verlangt in Erweiterung des bisherigen Art. 10 GesRRL sowohl für Kapital- als auch für Personengesellschaften eine vorbeugende Verwaltungs- oder gerichtliche Kontrolle im Falle der Gründung und bei jeder Änderung des Errichtungsakts oder der Satzung (soweit diese in einem gesonderten Dokument enthalten ist) – unabhängig davon, ob dies vollständig online, hybrid oder offline erfolgt. Zudem werden Mindeststandards für diese Rechtmäßigkeitsprüfung, in die auch Notare einbezogen werden können, festlegt.
4. EU Gesellschaftszertifikat (EU Company Certificate – EUCC)
Der Vorschlag sieht außerdem die Schaffung eines harmonisierten EU Gesellschaftszertifikats (EU Company Certificate – EUCC) vor (Art. 16b GesRRL-E) vor, das alle wesentlichen Informationen über die Kapital- oder Personengesellschaft enthält und sowohl in elektronischer Form als auch in Papierform verfügbar ist. Das EUCC muss in allen Mitgliedstaaten als schlüssiger Beweis für die Gründung der Gesellschaft und die in ihm enthaltenen Informationen anerkannt werden.
5. Weitere Maßnahmen zur Erleichterung grenzüberschreitender Verfahren für Gesellschaften
Darüber hinaus sieht der Entwurf verschiedene andere Maßnahmen vor, um grenzüberschreitende Verfahren für Gesellschaften zu erleichtern. Dazu gehört eine neue digitale EU-Vollmacht, mit der eine Person zur Vertretung einer Gesellschaft ermächtigt werden kann; Ausnahmen vom Erfordernis der Legalisation oder ähnlicher Formalitäten (z.B. einer Apostille) für Registerdokumente, das EUCC und die digitale EU-Vollmacht; bestimmte Ausnahmen von Übersetzungserfordernissen und neue Fristen für die Anmeldung von Änderungen betreffend Registerinformationen.
6. Verbindung von BRIS, BORIS und IRI
Last but not least sieht der Entwurf vor, das BRIS mit dem Register der wirtschaftlichen Eigentümer (beneficial ownership registers interconnection system – BORIS) und dem Insolvenzregister (insolvency registers interconnection – IRI) zu verbinden, um es den Benutzern zu ermöglichen, gleichzeitig auf Daten aus allen drei Registern zuzugreifen.
Manche Details mögen vielleicht noch ein wenig „Feinschliff“ benötigen. Insgesamt wären die vorgeschlagenen neuen Regelungen aber ein großer Sprung vorwärts in Richtung eines digitalisierten Rechtsrahmens für Gesellschaften sowie einer effizienteren Verwendung von Registerinformationen in grenzüberschreitenden Gerichts- und Verwaltungsverfahren und anderen grenzüberschreitenden Sachverhalten.
Prof. Dr. Jessica Schmidt, LL.M.
On 29 March 2023, the European Commission presented a proposal for a directive to further expand and upgrade the use of digital tools and processes in company law (COM(2023) 177). The 2019 Digitalisation Directive had already been a major step – the new proposal now takes another leap towards a fully digitalised company law framework. In the run-up to the proposal, the Informal Expert Group on Company Law and Corporate Governance (ICLEG) prepared a report on cross-border use of company information and a report on transparency of company data which have now also been published.
The key elements of the proposal are:
1. Extension of register contents
Firstly, EU law will for the first time require disclosure of information about partnerships in the national registers and via the Business Registers Interconnection System (BRIS) (Art. 14a CLD draft). The relevant partnerships are listed in annex IIB of the proposal; in Germany, this would cover the oHG and the KG; in France the société en nom collectif and the société en commandite simple.
Secondly, in order to provide more transparency on groups of companies, the proposal provides for disclosure of group-related information (including a visualisation of the group structure) (Art. 14b CLD draft). For this purpose, group is defined in line with the EU Accounting Directive.
Thirdly, limited-liability companies will be required to disclose their place of central administration and their principal place of business if these are not in the same Member State as their registered office (Art. 14 lit. l, m CLD draft).
2. Once-only principle
When registering a subsidiary or a branch in another Member State, companies will no longer have to resubmit the company documents or information already submitted to the register in their home Member State to the register of the Member State where the subsidiary or branch will be registered; instead, the information will be exchanged electronically between the registers via BRIS (cf Art. 13g(2a), 28a(5a) CLD draft)
3. Mandatory preventive control of formation and amendments to the statutes
For both limited-liability companies and partnerships, the proposal – in extension of the current Art. 10 CLD – requires preventive administrative or judicial control in case of formation and in case of any amendment of the instrument of constitution or of the statutes (if these are contained in a separate instrument) – irrespective if this takes place fully online, hybrid or offline. It also sets out minimum standards for this legality check, in which notaries may be involved.
4. EU Company Certificate (EUCC)
The proposal introduces a new harmonised EU Company Certificate (EUCC) (Art. 16b CLD draft), which contains all essential information about the limited liability company or partnership and will be available in both electronic and paper form. The EUCC shall be accepted in all Member States as conclusive evidence of the incorporation and of the information listed in it.
5. Additional measures to facilitate cross-border procedures for companies and partnerships
In addition, the draft directive provides for various other measures to facilitate cross-border procedures for companies and partnerships. They include a new digital EU power of attorney to authorise a person to represent a company or partnership; exemptions from legalisation and similar formalities (e.g. an apostille) for register documents, the EUCC and the digital EU power of attorney; certain exemptions from translation requirements and new time limits for the filing of changes to registered information.
6. Link between BRIS, BORIS and IRI
Last but not least, the proposal provides for access links between BRIS and the beneficial ownership registers interconnection system (BORIS) and the insolvency register interconnection (IRI), thus enabling users to access data from all three registers at once.
Some of the details might still need some “fine tuning”. But altogether, the new rules proposed would be a major leap forward towards a more digitalised company law framework and a more efficient use of company information saved in national company registers in cross-border judicial and administrative proceedings and other cross-border situations.